บทความนี้จะกล่าวถึงความสำคัญของเอกสาร Memo ในโครงการก่อสร้าง การเปลี่ยนแปลง หรือการเพิ่มเติมงานระหว่างดำเนินการเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขแบบตามความต้องการของเจ้าของโครงการ การเพิ่มงานที่ไม่ได้วางแผน หรือระบุไว้ในสัญญาตั้งแต่ต้น หรือการปรับเปลี่ยนงานตามความเหมาะสมหน้างาน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ หากไม่มีการบันทึกเป็นข้อตกลงไว้อย่างชัดเจน อาจนำไปสู่ข้อขัดแย้ง และข้อพิพาทในอนาคต บทบาทของคอนเซาท์ก่อสร้างในการจัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลงและข้อตกลงเพิ่มเติมในโครงการก่อสร้าง จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยสร้างความชัดเจน และป้องกันปัญหาในภายหลัง

ความสำคัญของบันทึกการเปลี่ยนแปลง และข้อตกลงเพิ่มเติม (เอกสาร Memo)

สร้างความชัดเจนในรายละเอียดงาน

การบันทึกการเปลี่ยนแปลงช่วยกำหนดขอบเขตงานใหม่ให้ชัดเจน เช่น งานที่เพิ่มขึ้น ขอบเขตที่เปลี่ยนแปลง วัสดุที่ใช้ หรือวิธีการดำเนินการ โดยการระบุรายละเอียดเช่นนี้ช่วยป้องกันข้อขัดแย้ง และเพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบภายหลัง

ป้องกันข้อขัดแย้ง

การมีเอกสารบันทึกเป็นหลักฐานช่วยลดโอกาสเกิดข้อขัดแย้งระหว่างเจ้าของโครงการ และผู้รับเหมา เช่น ข้อพิพาทเกี่ยวกับปริมาณงานหรือค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยให้มีการบันทึกรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลง เช่น วัสดุที่ใช้ หรือวิธีการดำเนินการ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบภายหลัง เอกสารบันทึกที่ชัดเจน และละเอียดสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในกรณีเกิดปัญหาทางกฎหมาย การจัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญในการก่อสร้าง

ช่วยในการตรวจสอบภายหลัง

เอกสารบันทึกช่วยให้เจ้าของโครงการสามารถตรวจสอบการดำเนินงานในภายหลังได้อย่างโปร่งใส ด้วยรายละเอียดที่ครบถ้วน เช่น การเปลี่ยนแปลงวัสดุ วิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น การบันทึกที่ละเอียดเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพ แต่ยังสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่เกิดข้อพิพาททางกฎหมาย หรือปัญหาที่ต้องการการตรวจสอบในอนาคต

ใช้ในกรณีเกิดข้อพิพาททางกฎหมาย

การจัดทำบันทึกข้อตกลงที่ลงนามร่วมกันเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีเกิดข้อพิพาทหรือปัญหาทางกฎหมายได้ เอกสารบันทึกที่ครบถ้วน และมีรายละเอียดชัดเจน ทั้งในด้านการเปลี่ยนแปลงวัสดุ วิธีการดำเนินงาน ระยะเวลาที่ใช้ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จะช่วยให้การตรวจสอบภายหลังเป็นไปอย่างโปร่งใส และช่วยสร้างความมั่นใจให้เจ้าของโครงการที่จะสามารถรักษาผลประโยชน์ และได้รับความเป็นธรรมเมื่อเกิดข้อพิพาท

หน้าที่ของคอนเซาท์ก่อสร้างในการจัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลง และข้อตกลงเพิ่มเติม

ตรวจสอบ และประเมินการเปลี่ยนแปลงงาน

คอนเซาท์ก่อสร้างจะตรวจสอบความเหมาะสมของการเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มงาน เช่น ความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลง, ผลกระทบต่อระยะเวลาการก่อสร้าง และผลกระทบต่อค่าใช้จ่าย ให้เรียบร้อยก่อนการจัดทำเอกสารให้เจ้าของโครงการ และผู้รับเหมาตกลงร่วมกัน

จัดทำเอกสารบันทึกการเปลี่ยนแปลง

คอนเซาท์ก่อสร้างจะจัดทำเอกสารที่แสดงรายละเอียดการเปลี่ยนแปลง เช่น รายละเอียดของงานที่เปลี่ยนแปลง, ปริมาณและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงระยะเวลาเพิ่มเติม(ถ้ามี) โดยเอกสารดังกล่าวต้องได้รับการลงนามร่วมกันระหว่างเจ้าของโครงการ และผู้รับเหมา ก่อนเริ่มการเปลี่ยนแปลงข้อตกลง

ติดตาม และบันทึกข้อตกลงเพิ่มเติม

คอนเซาท์ก่อสร้างจะบันทึกข้อตกลงเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างการก่อสร้าง เช่น การเปลี่ยนแปลงวัสดุ หรือขั้นตอนการทำงาน และใช้เอกสารที่มีการลงนามของทั้งสองฝ่ายเป็นหลักฐานในการยืนยันการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ

จัดเก็บ และจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ

คอนเซาท์ก่อสร้างจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างเป็นระบบในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย เช่น รูปแบบไฟล์ดิจิทัล หรือกระดาษ เพื่อสามารถค้นหา และใช้ตรวจสอบได้ในอนาคต 

รายงาน และแจ้งเตือนเจ้าของโครงการ

คอนเซาท์ก่อสร้างจะรายงานความคืบหน้า และผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงงานให้เจ้าของโครงการทราบอย่างต่อเนื่อง ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังที่มีการเปลี่ยนแปลง

ประโยชน์ของการมีคอนเซาท์ก่อสร้างจัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เพิ่มความโปร่งใสในโครงการ

คอนเซาท์ก่อสร้างมืออาชีพจะเป็นผู้ที่ไม่ได้มีผลประโยชน์เกี่ยวข้องกับเรื่องกำไร หรือขาดทุนของโครงการ จึงมั่นใจได้ว่าการดำเนินการทุกอย่างจะอยู่บนหลักของความยุติธรรม เจ้าของโครงการ หรือแม้แต่ผู้รับเหมาเอง สามารถติดตามสถานะของการเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มงานได้อย่างชัดเจน และมีความโปร่งใส

ช่วยให้การบริหารจัดการงบประมาณมีประสิทธิภาพ

การบันทึกการเปลี่ยนแปลงช่วยควบคุมค่าใช้จ่าย สามารถประเมินผลกระทบเพื่อประกอบการตัดสินใจได้ก่อนเริ่มดำเนินการ และสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาการเบิกเงินเกินจริง เนื่องจากการทำไปก่อน แล้วมาเรียกเบิกเงินเกินจากที่ควรจะเป็น ในภายหลัง

ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย

เอกสารบันทึกที่ชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดข้อพิพาททางกฎหมาย หรือในกรณีที่ไม่สามารถห้ามให้เกิดข้อพิพาทได้ การจัดทำเอกสารที่ชัดเจนก็ช่วยให้คู่กรณีสามารถต่อสู้กันในชั้นศาลได้อย่างเป็นธรรม และมั่นใจได้ในเรื่องการปกป้องสิทธิ และผลประโยชน์ของตน

ช่วยในการตัดสินใจ

ข้อมูลที่จัดทำโดยคอนเซาท์ก่อสร้างช่วยให้เจ้าของโครงการสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะมีการเปรียบเทียบรอบด้าน รวมถึงป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น อีกทั้งยังมีการจัดทำเอกสารตามขั้นตอนมาตรฐานที่ถูกต้อง เจ้าของโครงการจึงมั่นใจได้ว่าจะสามารถรักษาสิทธิประโยชน์ของตนได้ และจะได้รับความเสี่ยงที่ต่ำที่สุดในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

สรุป
การจัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลง และข้อตกลงเพิ่มเติมระหว่างการก่อสร้างเป็นหน้าที่ที่สำคัญของคอนเซาท์ก่อสร้าง เนื่องจากเป็นคนกลางที่มีความเชี่ยวชาญ และเข้าใจบริบทของโครงการ จึงช่วยสร้างความชัดเจน โปร่งใส และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการได้ การมีเอกสารบันทึกที่ชัดเจน และได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันข้อขัดแย้ง หรือสามารถจัดการข้อขัดแย้งได้อย่างยุติธรรม แต่ยังเพิ่มความมั่นใจให้เจ้าของโครงการว่าโครงการก่อสร้างจะดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และโปร่งใสตั้งแต่ต้นจนจบ

เราแนะนำคลิปเพิ่มเติม >>> ความสำคัญของ CM หรือคอนเซาท์ในงานก่อสร้าง ได้ที่เพจเฟซบุ๊ค วิศวะการันตี

หรือติดตามพวกเราได้ที่ : เพจ : วิศวะการันตี

อยากรู้จักเรา : เราเป็นใคร?

#คอนเซาท์ก่อสร้าง #การจัดการโครงการ #เพิ่มความโปร่งใส #การบริหารงบประมาณ #ควบคุมค่าใช้จ่าย #ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย #การตัดสินใจในโครงการ #บันทึกการเปลี่ยนแปลง #เอกสารทางกฎหมาย #การก่อสร้าง #วิศวการันตี #วิศวะกรุ๊ป