ในโครงการก่อสร้างที่โดยส่วนใหญ่ จะมีผู้ที่เกี่ยวข้องมากฝ่าย และหลากหลายทีม บางทีมต้องทำงานต่อเนื่องกัน บางทีมต้องทำงานคู่ขนานกัน จึงทำให้เกิดขั้นตอนทำงานที่ค่อนข้างซับซ้อน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายจึงถือเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น ดังนั้นจึงสมควรมีเจ้าภาพที่ทุกฝ่ายสามารถใช้เป็นตัวกลางในการอัพเดทข้อมูลระหว่างกัน นี่จึงเป็นที่มาของความสำคัญในการประชุมโครงการ

 การประชุมโครงการประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือนเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้เจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา ผู้ออกแบบ และทีมงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง สามารถติดตามอัพเดทข้อมูลต่างๆ ความคืบหน้า สรุปสถานะ เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจข้อมูลปัจจุบันตรงกันและสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และตรงจุด คอนเซาท์ก่อสร้างมีบทบาทสำคัญในการวางแผน จัดการ และดำเนินการประชุมเหล่านี้ เพื่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดต่อโครงการ

หน้าที่ของคอนเซาท์ก่อสร้างในการจัดประชุมโครงการ

จัดตารางนัดหมายประชุม

คอนเซาท์ก่อสร้างเป็นผู้จัดการเรื่องเวลา และสถานที่ประชุม โดยประสานงานกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น เจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา ผู้ออกแบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยต้องมีการกำหนดวาระการประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ทุกฝ่ายมีเวลาเตรียมข้อมูลที่จำเป็น

กำหนดวาระการประชุม(Agenda)

จัดทำวาระการประชุมที่ครอบคลุมหัวข้อสำคัญ เช่น สถานะโครงการ ความคืบหน้าของงาน การใช้ทรัพยากร และงบประมาณ รวมถึงปัญหา และอุปสรรคที่ต้องการการแก้ไข และการตัดสินใจ โดยมุ่งเน้นการสร้างความชัดเจนในประเด็นที่จะพูดคุย เพื่อให้การประชุมมีโฟกัส และใช้เวลาอย่างคุ้มค่า

ติดตามความคืบหน้า และสถานะของโครงการ

นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ เช่น ความสำเร็จของงานในแต่ละเฟสตามแผนการดำเนินการหลักของโครงการ งบประมาณที่ใช้ไป และทรัพยากรที่เหลืออยู่ โดยการใช้เครื่องมือ เช่น กราฟ S-curve หรือแผนงานโครงการ เพื่อนำเสนอภาพรวมที่ชัดเจนแก่ทุกฝ่ายได้เข้าใจตรงกัน

เคลียร์ปัญหา และอุปสรรค

เปิดโอกาสให้ผู้เกี่ยวข้องแจ้งปัญหา หรืออุปสรรคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน เช่น ความล่าช้าของงาน การขาดแคลนทรัพยากร หรือความไม่ชัดเจนของแบบก่อสร้าง เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะจากทุกฝ่าย และประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา เพื่อหาข้อสรุปหรือแนวทางแก้ไข

ประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ

เป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างเจ้าของโครงการ ผู้รับเหมา ผู้ออกแบบ และทีมงาน เพื่อให้ข้อมูลหรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว รวมถึงสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในประเด็นสำคัญ และลดโอกาสเกิดความผิดพลาด หรือเกิดข้อขัดแย้งในโครงการ

สรุป และจัดทำรายงานการประชุม

สรุปประเด็นสำคัญ และข้อสรุปจากการประชุมในรูปแบบรายงาน(Minutes of Meeting) เพื่อส่งต่อให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยรายงานจะระบุข้อมูลอัพเดท สถานะงาน ปัญหาที่พบ แนวทางแก้ไข และกำหนดเวลาการดำเนินการ รวมถึงผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละงาน

ติดตามผลการดำเนินการ

ติดตามผลของข้อสรุปจากการประชุมครั้งก่อน เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ได้รับมอบหมายได้รับการดำเนินการอย่างเหมาะสม และแจ้งเตือนผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามกำหนด

ประโยชน์ของการจัดประชุมโครงการโดยคอนเซาท์ก่อสร้าง

สื่อสารชัดเจน และโปร่งใส

การประชุมช่วยให้ทุกฝ่ายได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน รวมถึงข้อมูลการดำเนินงาน ความคืบหน้า และปัญหาที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็น และเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างการประชุมช่วยลดความเข้าใจผิด และความคลาดเคลื่อนในการทำงาน นำไปสู่การประสานงานที่มีประสิทธิภาพ และการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

แก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

การรวบรวมปัญหาและอุปสรรคในที่ประชุมนั้นถือเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การแก้ไขปัญหาต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็ว และตรงจุด โดยในการประชุมจะมีการเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นอย่างเสรี และนำเสนอปัญหาอุปสรรคที่พบเจอในแต่ละขั้นตอนของโครงการ จากนั้นจะทำการวิเคราะห์ และหาวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมร่วมกัน นอกจากนี้ การรวบรวมปัญหา และอุปสรรคยังช่วยในการระบุแนวโน้มปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต และวางแผนเผชิญกับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมเป็นเวทีที่สำคัญในการสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน และลดความเสี่ยงจากการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ซึ่งจะนำไปสู่การทำงานที่ราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ

การติดตามผลอย่างต่อเนื่อง และการวางแผนที่ชัดเจนช่วยลดความล่าช้า และป้องกันการใช้ทรัพยากรเกินจำเป็น การประชุมแต่ละครั้งจะมีการประเมินสถานะของงานที่ดำเนินไป เพื่อให้เห็นภาพรวมของความคืบหน้า มีการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินโครงการ และเสนอแนวทางแก้ไขอย่างทันเวลา นอกจากนี้ยังมีการจัดทำรายงานสรุปผลการประชุมที่ละเอียด เพื่อให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลที่ชัดเจน และสามารถติดตามการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนล่วงหน้าอย่างละเอียดช่วยให้สามารถจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ลดการเสียเวลา และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น รวมถึงป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

สร้างความมั่นใจให้เจ้าของโครงการ

เจ้าของโครงการสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการกำลังดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ โดยมีการตรวจสอบ และติดตามผลการดำเนินงานอย่างใกล้ชิด ทุกปัญหาที่เกิดขึ้นได้รับการแก้ไขอย่างมืออาชีพ เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะสำเร็จตามกำหนดเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว้ ทั้งนี้การประชุมอย่างสม่ำเสมอยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับเจ้าของโครงการว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจในข้อมูล และเป้าหมายที่ตรงกัน และมีการประสานงานที่ดี เพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาในอนาคต

ลดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายต่างๆ

การประชุมเป็นพื้นที่กลางที่ช่วยให้ทุกฝ่ายได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่เข้าใจ การประชุมช่วยสร้างบรรยากาศที่เปิดเผย และโปร่งใส ทำให้ทุกฝ่ายสามารถพูดคุยถึงปัญหา และอุปสรรคที่พบเจอได้อย่างตรงไปตรงมา นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสให้ทีมงานได้เสนอแนวทางการแก้ไขที่สร้างสรรค์ ซึ่งสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง การประชุมยังช่วยให้เกิดการปรึกษาหารือ และการตัดสินใจร่วมกัน ซึ่งทำให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วม และรู้สึกเป็นเจ้าของในโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากความเข้าใจผิด หรือการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สรุป

การประชุมโครงการประจำสัปดาห์หรือประจำเดือนโดยคอนเซาท์ก่อสร้างเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการติดตามความคืบหน้า และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการก่อสร้าง คอนเซาท์ก่อสร้างไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่จัดประชุมเท่านั้น แต่ยังทำหน้าที่เป็นผู้วางแผน ประสานงาน และติดตามผลการดำเนินงาน โดยขั้นตอนการประชุมจะเริ่มจากการตรวจสอบแผนการทำงาน และกำหนดการของโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายมีข้อมูลที่ตรงกัน และสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องดำเนินการได้ นอกจากนี้ ในการประชุมยังมีการนำเสนอรายงานความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งจะมีการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของโครงการ รวมถึงนำเสนอวิธีการแก้ไขที่เหมาะสม การประชุมยังเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้แสดงความคิดเห็นอย่างเสรี และเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง 

การจัดทำรายงานสรุปผลการประชุมที่ละเอียดจะช่วยให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลที่ชัดเจน และสามารถติดตามการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การวางแผนล่วงหน้าอย่างละเอียดช่วยให้สามารถจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ลดการเสียเวลา และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น รวมถึงป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

การประชุมอย่างสม่ำเสมอยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับเจ้าของโครงการว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจในข้อมูล และเป้าหมายที่ตรงกัน และมีการประสานงานที่ดี เพื่อลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาในอนาคต คอนเซาท์ก่อสร้างจึงมีบทบาทที่สำคัญในการทำให้โครงการดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามเป้าหมาย และสร้างความพึงพอใจให้เจ้าของโครงการอย่างแท้จริง

เราแนะนำคลิปเพิ่มเติม >>> ความสำคัญของ CM หรือคอนเซาท์ในงานก่อสร้าง ได้ที่เพจเฟซบุ๊ค วิศวะการันตี

หรือติดตามพวกเราได้ที่ : เพจ : วิศวะการันตี

อยากรู้จักเรา : เราเป็นใคร?

#การประชุม #ข้อมูลครบถ้วน #แก้ไขปัญหา #ประสิทธิภาพโครงการ #ติดตามผล #วางแผนชัดเจน #ความมั่นใจ #ลดความขัดแย้ง #คอนเซาท์ก่อสร้าง #ติดตามความคืบหน้า #เจ้าของโครงการพึงพอใจ #วิศวการันตี #วิศวะกรุ๊ป